#pausacaffé - La ricerca del colpevole

Il lavoro in team ha sicuramente vantaggi e svantaggi, ma una cosa purtroppo spesso accomuna tutti i gruppi quando un progetto non va nella direzione desiderata, ed è la caccia al colpevole. Ha veramente senso incolpare qualcuno per la non riuscita di un progetto? Ecco le mie considerazioni e le mie esperienze.

Aiuto: devo lavorare in team!

Questo articolo parla di me, di te e probabilmente di qualsiasi persona che, prima o poi, darà il suo contributo alla società attraverso il lavoro oppure verrà assegnato ad un lavoro in gruppo in un progetto didattico.
Aristotele già nell’antichità descrisse l’uomo come animale sociale poiché per sopravvivere tende a raggrupparsi e fare squadra, nelle piccole così come nelle più grandi opere, magari immortali e durature nel tempo, simboli di intere culture.

Il lavoro in team, se organizzato a dovere, porta diversi vantaggi :

• La parallelizzazione di task complessi
• L’ottimizzazione di alcuni settori in base alla maggiore specializzazione di chi ci lavora
• Un maggiore controllo degli errori
• L’alternarsi di risorse esauste con quelle riposate

Ma non è tutto oro ciò che luccica, chi ha avuto a che fare con i lavori di gruppo sa anche che senza un’adeguata leadership, ci si possono nascondere quegli individui che sfruttano i meccanismi sociali per procrastinare il proprio lavoro e demandarlo agli altri oppure svolgerlo con estrema superficialità.

Chi sa tutto questo tende spesso a evitare questo genere di approccio e preferire invece una vita lavorativa solitaria

La leadership

Come già detto prima, il fulcro della cooperazione è sicuramente la base organizzativa, che in genere viene sottoposta ad un processo di creazione gerarchico. Per capirci, questo genere di sistemi son spesso progettati da un certo leader che distribuisce le risorse, compiti e demanda l’organizzazione dei gruppi più piccoli a leader di più basso livello, il processo potrebbe essere ricorsivo in base alla grandezza del progetto e dell’azienda che lo porta avanti.

Questo genere di struttura, se pur ad un primo approccio può sembrare inutilmente pesante, è necessaria ed è spesso il prerequisito per una buona riuscita.

Si parlerà indistintamente di tutti i tipi di leadership, sia quelli più di alto livello a capo dell’azienda, sia di quelli di piccoli gruppi

Cosa fa un buon leader?

Non sono un leader, quindi non posso rispondere con precisione ad un quesito del genere. Posso però dare un opinione basata su studi che ho affrontato ed esperienze.

Molti possono pensare che stare in una carica alta significhi fondamentalmente dare ordini e lavarsene le mani, sento spesso dire che chi ha una carica dirigenziale non si merita realmente più di quanto una persona che “si spacca la schiena”.

Questo però è un ragionamento falsato da tanti fattori, storici e sociali, come ad esempio il fatto che tendiamo a ricordare e notare molto più facilmente gli errori della storia che non le cose positive, e quindi ricordiamo più facilmente esempi negativi di leadership, oppure quella credenza popolare per cui il lavoro fisico valga più di quello da scrivania per il solo fatto che usuri il nostro corpo più velocemente.

Le figure amministrative di più alto livello lavorano di meno solo in un ottica apparente, in verità molti non smettono mai di lavorare, semplicemente non lo fanno in ufficio, fisicamente.

Le difficoltà amministrative

Se siete mai stati ad una riunione di condominio vi sarà subito chiaro che mettere tante teste diverse in una stanza e dialogare pacificamente è probabilmente una storia degna di una qualsiasi narrazione fantasy. E generalmente colui che ha il compito di “amministrare” (per l’appunto l’amministratore del condominio) non riesce mai a dare un ordine preciso a chi deve parlare, per quanto e fermarlo se sta andando fuori tema.

Il ruolo di amministrazione e organizzazione di risorse non è mai un compito semplice, deve avere lungimiranza nelle scelte, saper ascoltare senza però perdere il proprio tempo presso ogni suo singolo dipendente, riconoscere i talenti di coloro che assume e saperli sfruttare nel modo migliore, circondarsi di chi può avere fiducia e molto altro. In particolare, colui che sta in cima ad un organizzazione, ne diventa il volto, se ne assume le responsabilità in prima linea anche se non opera personalmente su tutto quello che fa, deve saper vendere spesso prodotti di cui non conosce né il processo creativo ne le tecnologie che stanno dietro.

Seneca ad esempio sosteneva che:

Comandare non significa dominare, ma compiere un dovere.

Una fotografia perfetta ancora oggi, che può essere estesa sostituendo il “dovere” con il “prodotto” o i “prodotti”

La pianificazione dei task

Sapere quanto tempo devi impiegare nella risoluzione di un problema è importante: sia per eventuali clienti che vogliono e devono sapere quando riceveranno il loro prodotto, sia avere idea di quanti altri lavori si possono prendere in un determinato lasso di tempo.

Dall’altro lato, una pianificazione troppo precisa porta altri inevitabili problemi, come l’inevitabile slittamento di alcune attività per alcune problematiche che si presentano e come il rilascio prematuro del prodotto per la sola scadenza della timeline che ci si è assegnati (Cyberpunk 2077 ne è stato un esempio).

È quindi necessario da parte di colui che deve pianificare le attività e i rilasci anche con uno sguardo verso l’imprevisto. La pianificazione deve essere malleabile, pessimistica e frequentemente aggiornata.

Plus: gli strumenti di pianificazione

Nel tempo ho avuto modo di usare e provare diversi strumenti e approcci di pianificazione. Non è affatto da sottovalutare uno degli strumenti più comuni e spesso disusati, ovvero Excel (o più genericamente i fogli di calcolo, anche libreoffice calc ad esempio): il livello di personalizzazione, programmazione e malleabilità di questo genere di software lo rende adatto a qualsiasi tipo di scopo, unito ad una serie di template che potete trovare in giro per il web potrebbe essere uno dei vostri migliori amici in merito.
Ma non è il solo strumento, attualmente ad esempio uso tantissimo i diagrammi di gantt di mermaid su Typora, ovviamente qualunque altro strumento di tracciamento dei diagrammi di Gantt va benissimo.

Un altro strumento molto utile per la pianificazione sono i diagrammi Kanban. Forse su questo aspetto il migliore strumento lo fornisce Trello (totalmente usabile via browser). Anche github nella pagina “Project” del progetto consente di creare dei kanban.

Assegnamento risorse ed il problema della pipeline

L’assegnamento delle risorse è un punto cruciale: bisogna essere bilanciati e malleabili, ma anche riconoscere in quali progetti ha realmente senso assegnare molte risorse. La prima fase di un assegnamento è quindi individuare il tipo di problema che si vuole risolvere.

Il lavoro è parallelizzabile? Se sì, e se anche complesso, potrebbe essere il caso di utilizzare abbastanza risorse, in modo da poter portare avanti quanti più task paralleli alla volta ed indipendentemente per poi unirli in un secondo momento. Un po’ come quando si ha un puzzle davanti e si decide di assegnare ad ogni persona un angolo diverso da finire, unendoli poi tutti alla fine.

Ma se non lo è? In tal caso si potrebbe pensare di attuare più un modello per cui ogni risorsa si occupa di continuare il lavoro del patner precedente in base a criteri di stanchezza o specializzazione di un determinato processo.

Ricordarsi sempre che in un task non parallelo, mettere più persone non diminuisce i tempi di produzione, come mi hanno insegnato in una delle mie esperienze lavorative:

Se una donna partorisce in 9 mesi, due donne non partoriscono in 4 mesi e mezzo.

Il team

Avere a che fare con altre persone, sia in situazioni lavorative che non, porta sempre tanti vantaggi e altrettanti svantaggi. Collaborazione e competizione son due facce della stessa medaglia in questi casi e bisogna saper dosare entrambe le cose.

Il collega opportunista

Ad esempio: il limite che suddivide un semplice aiuto ad un collega meno esperto a quello che potrebbe diventare opportunismo o addirittura sfruttamento, è difficile da individuare e correggere, per via di un insita ingenuità dell’essere umano che porta spesso a confondere amicizia con rapporti di lavoro. In frangenti in cui la situazione sfugge di mano, è importante cercare un opinione di un diretto superiore, che può vedere le cose da un punto di vista esterno e anzi con una visione orientata alla riuscita del progetto per cui comportamenti simili possono provocargli dei danni.

Il ruolo del leader in questi casi, oltre che riconoscere il problema e giudicarlo, è quello di trovare una mansione più corretta e stimolante per coloro che tendono a procrastinare e delegare tutto il loro lavoro.

La competizione

Un altro aspetto molto difficile da dosare in un contesto di gruppo è la competizione. Non generalizziamo, competere non è un evento negativo, se organizzata e strutturata una rivalità, anche in contesti aziendali, può portare a migliorarsi anche in contesti in cui normalmente ci si adagerebbe per la mancanza di stimoli. Ma questo evento può sfuggire di mano: è infatti molto comune creare colli di bottiglia in quelle situazioni in cui per prevalere si tende a screditare ingiustificatamente e demolire il lavoro di un collega al solo scopo di rendersi prima donna della scena, causando poi dei meccanismi di vendetta a catena per cui verrà riservata la stessa scorrettezza.

In questo caso più che mai il ruolo di un capo progetto è indispensabile, poiché deve riconoscere che la rivalità formatasi sul posto di lavoro è dannosa. È suo compito far comprendere quando in un team è necessaria la competizione e quando invece la collaborazione, organizzando lui stesso eventualmente degli eventi in cui son incoraggiati alcuni comportamenti anziché altri.

Non occuparti solo del tuo lavoro

È dovere di ogni dipendente la buona riuscita del progetto su cui si lavora, onde per cui osservare anche l’andamento di altre parti del progetto non è una cosa errata. Controllare il lavoro altrui per assicurarti la buona riuscita del lavoro complessivo è un dovere quanto fare la propria parte, per fare un paragone con la vita quotidiana, se è giusto fare la differenziata e non buttare cartacce per strada, è altrettanto corretto rimproverare chi noti che non la stia facendo. Ancora più azzeccato è se pensiamo ad un condominio, in quanto se sbaglia uno, la multa la prendono tutti.

“La colpa è sua”

Arriviamo a quello che è il cuore della mia riflessione, ciò a cui ho intitolato l’intero articolo. Poniamoci ora nel caso di un fallimento (piccolo o grande che sia, non ci interessa) di un progetto. La cosa più istintiva che vien da fare è la caccia al colpevole.

git blame

Si avvia quindi quella ricerca spasmodica di quell’intervento che era stato fatto male, quella considerazione o quello studio superficiale, quella leggerezza presa dal leader, insomma l’agnello sacrificale.

Ma ne vale la pena?

In queste occasioni bisogna farsi un bagno di umiltà e chiedersi se effettivamente ne vale la pena, se la colpa non sia indistintamente di tutti e di nessuno.

Riguardiamo un attimo insieme quello che ho tentato di dirvi prima: se è vero che esiste una singola persona nel progetto per cui una determinata cosa è stata fatta male, c’è bisogno anche di chiedersi “come mai nessun altro l’ha impedito?”.

Un buon team leader ad esempio avrebbe dovuto rendersi conto di un dipendente che lavorava superficialmente, delegava il suo lavoro ed eventualmente controllare il risultato del suo operato.

Un buon dipendente avrebbe dovuto rendersi conto che un suo collega si appoggiava troppo su sforzi degli altri, controllare il lavoro dei suoi vicini ed eventualmente parlarne con un suo operato

Ma non ti stai dimenticando qualcosa?

Infine voglio parlare di quello che probabilmente nei pochi anni di lavoro ho capito meglio. In una situazione di errore e nella ricerca del colpevole ci si dimentica sempre di una cosa fondamentale: la ricerca della soluzione.

Spesso si perdono parole inutili nel dire cosa si sarebbe dovuto fare, spiegando anche spesso nel dettaglio l’iter di una determinata soluzione, ma poi ciò non si applica. Magari prima di cercare di chi è stato l’errore, sarebbe molto più utile risolverlo, invece di urlare

questo lavoro fa schifo, chi lo ha fatto? Io l’avrei fatto così: …etc…etc…

Sarebbe meglio adoperarsi nel fare quello che si decanta, proporre da subito nel pratico la propria soluzione e mettere una pezza in quel tessuto uscito male.